カルテ管理業務削減のポイントは、受付時からの”デジタル化”にある！？
美歴を導入しているサロンさんの6割超が利用している「美歴 顧客登録Webカード」。
「紙の保管に関わる時間や金銭的、物理的なコストをどうにかしたい！！」という課題をお持ちのサロンさんが多く利用されています。
この課題を解決するにあたっての大きなポイントは、「一番最初に使う紙を無くせるか」。
最初の紙から脱却できないと、なかなかその先の効率化が進まないのが現実のようです。
「美歴 顧客登録Webカード」は、この課題を解決すべく、受付時からデジタル情報化し、その後のアプリによる施術情報管理に一気通貫で行えるようにしているサービスです。
運用の流れ
１）来店されたお客様にタブレットやスマホからWebカードに入力、送信していただく。
Webカードは店舗ごとにお作りし、それぞれURLを発行します。
このURLを店舗のタブレットにブックマークしておいたり、QRコードでお客様自身のスマホでアクセスしていただき、入力していただきます。
※ITがどうしても苦手というお客様については・・・
基本的に「選択式」な回答形式する店舗さんが多いので、ITが苦手なお客様でも問題なく運用されているようですが、それでもやはり、、という場合は、紙に書いていただいた上で、スタッフさんが代行入力されています。
２）Webカード専用管理画面で内容をチェック。担当スタッフを設定する。
Webカードから送信された時点では、担当スタッフが誰であるのかシステム上把握できません。
そのため専用の管理画面で、担当スタッフを設定できるようにしています。
３）担当スタッフの美歴に情報が反映
２）の結果、設定されたスタッフの美歴アプリには、お客様情報が追加されています。
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上記の通り、お客様の基本情報（名前、生年月日等）だけでなく、Webカードに設定しているカウンセリング情報も、「ファーストカウンセリング」から確認することが可能です。
リアルタイムで反映するので、お客様の受付完了後、すぐにその情報を見ながら、担当者がカウンセリングを行うことができます。
このように、美容師さんが美歴アプリにお客様の情報を打ち込む手間を一切省き、お客様に受付時に入力された情報がすぐに活用でき、蓄積されるため、カルテに関わる業務が大幅に効率化できることになります。
補足：Webカード管理画面で毎回担当スタッフの設定をするのが難しい場合
上記の運用の流れでご紹介した通り、Webカードから登録された時点では担当スタッフが把握できないので、担当者の美歴アプリの自分の「お客様」リストにそのお客様を表示させるには、管理画面で担当者設定をしていただく必要があります。
しかしながら、例えば少人数で運営されているサロンさんでは、サロンワーク中にその設定作業を毎回行うのが難しいこともあろうかと思います。
その場合は、無理に担当者を設定する必要はありません。
担当者を設定していない状況でも、アプリからお客様情報を確認する手段を用意しています。
「スタッフのお客様」を開いていただければ、確認できます。「スタッフのお客様」は、自分以外のスタッフが担当しているお客様が表示されるエリアです。
こちらからお客様の名前を選択すれば、自分のお客様同様、情報を確認することができます。
そして、施術後、ここから「カルテ作成」をすれば、自動的に自分のお客様として登録され、以後、「お客様」リストにそのお客様が表示されるようになります。
各サロン様ごとに運用しやすい流れが違うと思いますので、Webカードを活用する場合は、サロンさんごとに適した流れで運用してください。
「カルテ管理業務を今以上に効率化したい」「電子カルテ化を進めたいが、どうしても紙に頼ってしまう」というサロンさんは、お気軽に下記のフォームからご相談ください！
なお、「美歴顧客登録Webカード」は、「店舗管理サービス」ご契約店舗様のみご利用可能なオプションサービスとなっております。
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