美容サロン業界においても、スマホでお客様の情報管理をしたり、お客様と直接やり取りをするのは当たり前の時代。
とはいえ、店舗を経営・マネジメントをする立場にある方々は、大切なお客様情報の漏洩等、万が一の「リスク」とのバランスやリスクを未然に防ぐことができる対策をセットで考えておく必要があると思います。
「美歴 BIREKI」は、「カルテ」管理を中心としたスマホアプリなので、そのようなリスク対策ができる機能の整備、開発も行っています。
この記事では、それに関する機能をいくつかピックアップし、ご紹介します！
【漏洩リスクへの対策】アプリで閲覧できる個人情報の範囲を制限
美歴の店舗管理サービスで管理できるお客様の個人情報のうち、メールアドレスや住所情報については、スタッフが利用するアプリ「美歴 for Business」には一律表示しない仕組みになっています。
閲覧できる個人情報を最小限にすることで、万が一の漏洩リスクを低減しています。
↓店舗管理画面のカルテ情報（お客様の基本情報）ページ。
↓美歴 for Businessのカルテ情報ページ
【営業時間外に自宅等でのカルテ操作に伴うリスクへの対策】個人情報閲覧時間の制限が設定できる機能
営業時間外、管理者が目の行き届かないところ（自宅等）で、スタッフがいつでもお客様に関する情報を閲覧できたり、やりとりできることによる漏洩等のリスクへの対策をしたい、という経営者様向けに、「個人情報閲覧時間制限機能」を用意しています。
店舗管理画面の「プロフィール」内、「営業時間外の個人情報閲覧可能時間」で設定できます。
ここで例えば「60分」と設定すると、スタッフが利用する for Businessアプリでは、「カルテ」「メッセージ」画面を閲覧できるのが、営業開始時刻前60分、営業終了時刻60分までのみとなります。
実際にアクセスすると、↓このような画面が表示されます。
カルテ一覧画面を開いた瞬間にこの表示ですので、お客様に関する情報は全く見ることができません。
ただ、スタッフ全員が全ての情報が見れなくなってしまうのは、お客様対応上問題が発生する可能性があります。（例えば、営業時間外や定休日に、お客様から予約の問い合わせが入り、内容的にすぐに対応しなければならないケースなど）
そのような時に対応できるように、美歴で「管理者」に設定されているスタッフについては、この「個人情報閲覧可能時間」の適用を受けずに、全ての機能を利用することができます。
管理者の設定は、「スタイリスト」メニューから行えます
【スマホ紛失による漏洩リスクへの対策】強制ログアウト機能
”スマホを落とした” とか、”スマホをなくした” 場合、そのスマホを拾った第三者が、「美歴 for Business」アプリを開いて個人情報を閲覧してしまう という漏洩リスクがあります。
通常、端末自体に画面ロックがかかると思いますが、自動ロックがかかるまでの時間を長時間で設定しているような人もいるかもしれません。
このようなリスクに対し、美歴は「強制ログアウト機能」を用意しています。
これは、店舗の管理画面から、強制的に対象スタッフのアカウントをログアウトさせることができる機能です。
万が一、第三者がスタッフのスマホにある美歴 for Businessアプリを開いたとしても強制的にログアウトされているので、お客様情報を閲覧できる可能性を遮断できます。
操作は簡単です。店舗管理画面の「スタイリスト」メニューで対象のスタッフを選択し、「強制ログアウト」ボタンを押すだけ。
これで、そのアカウントでログインしていたアプリを全てログアウト状態にできます。
【お客様とのコミュニケーションに関わるリスクへの対策】全メッセージチェック機能
美歴でお客様とつながると、アプリ内のメッセージ機能を使って、スタッフとお客様個々のやりとりが可能になります。
SNSがこれだけ普及している現在においては、個々につながってやりとりするのは当たり前な状況だと思いますが、経営的な視点ではリスクも伴います。
例えば、
・提案内容等で店舗（企業）の方針とは異なるやりとりが行われてしまう
・コミュニケーション力や文章を使った顧客対応力がまだ十分に備わっていないことによる、店舗イメージの毀損
・お客様側から、スタッフに対する不適切なやりとりがされる可能性
など。
個人のSNSですと、十分にありうるリスクですが、さすがに個人のSNSを覗くことはできませんので、どうしてもリスク対策は弱くなってしまいます。
一方、美歴のような「店舗が運用・推進する」コミュニケーションアプリであれば「プライベート」感が薄くなり、必然的に「美容のプロ」と「お客様」という関係を明確にした形でのやりとりになります。
美歴ではさらに、スタッフとお客様のメッセージ内容を管理画面でチェックすることもできます。
↓
スタッフに対して「管理者から内容をチェックされる可能性がある」という牽制になることはもちろん、お客様と文章でやりとりする場合の適切な表現方法の指導などにも活用できるので、店舗のコミュニケーション品質向上にもつなげることができます。
以上が、スマホで顧客管理をすることへのリスクと、それへの対策として有効な美歴の機能の紹介でした。
サロン経営、マネジメントをされている方は、スタッフやお客様の利便性を高めるITツールはフル活用しつつ、それに伴い発生しうるリスクを想定・整理し、未然に防いだり、最小限に抑えられるような環境整備ができるものを選択していきたいですね！
ぜひご参考ください！
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