世の中のIT化・DXが劇的に進む中、美容室のサロンマネジメント業務においても、最新技術を使った様々なITサービスが登場しています。
特に、美容室をはじめとする美容サロン業界では、顧客に関わる「紙」が多い業界と言われていましたが、そのデジタル化、ペーパレス化が進んでいます。
これから独立・新規開業を予定している美容師さんにおいては、最初からペーパレスなサロン運営を前提にすることで、メリットが多々あります。
この記事では、開業時から行った方が良いペーパレス化を取り上げながら、弊社サービス「美歴」で対応できることについてご紹介します。
開業時からペーパーレス化した方がよいもの
雑誌
今はかなりのサロンが対応されていますね。
「dマガジン」など、多種の雑誌の最新号をタブレット等の端末で読み放題のサービスに、月額数百円から契約できます。
紙の雑誌では、定期的な買い出しの手間やコスト、また、お客様の読みたいものを毎回ヒアリングする必要があったり、読みたい雑誌が置いてなかったり、、、といったことが起こりがち。電子雑誌サービスはそれらを解決してくれます。
雑誌の置き場所も必要ないので、内装設計時からスマートな設計が可能になります。
閲覧するためのタブレットを用意しておく必要があるので、そのための初期投資は考慮に入れておかなければなりません。
タブレットもピンキリあり、比較的低価格でも十分な機能を持っている端末もたくさんありますので、用途に合わせて比較検討すると良いと思います。
予約表
今の時代はほとんどのサロンで、予約システムの管理画面やPOSレジの管理画面の予約表管理をされている印象ですが、弊社の調査では、まだ3〜4割程度のサロンでは紙の予約表で最終的な管理をされていらっしゃいます。
「慣れ」の部分も多いと思いますので、独立前のサロンでは紙の予約表を使用していたという方は思い切って、デジタル化してみましょう。
デジタル化のメリットとしては、「いつでもどこでも予約スケジュールを確認できる」というのが大きいと思います。
紙管理だと、お店にいないとわかりませんよね。
移動中や家にいるときなどに予約のご相談があった場合でも、スマホなどですぐにチェックできれば、機会損失のリスクも低減することができます。
紙の予約表を使っているサロンの多くは、「いろんな予約経路があるので、最終的に集約させるものとして紙が必要」という考えで運用されているようですが、最近は、予約を一元管理化できるサービスも多くあります。
多少のコストをかけてでも自動で一元管理できるようにすることで、ダブルブッキングの心配なく、顧客様にとっても、良い予約環境を整備できます。
カルテ
サロン内で最も分量が多くなる可能性が高い「紙」は、カルテではないでしょうか。
紙のカルテは、
・数が増えてくると探したりしまったりの手間
・置き場所を確保する必要がある
・失くしやすい（会員番号順とかでしまったつもりが、どこにしまったかわからなくなった）
・クセ字等で、他のスタッフが記入している文字が見づらい
・カラー剤等で汚れてしまう
・顧客管理システム（POSレジ等）に打ち直す手間
・店舗展開した際、店舗間でのカルテ共有がしづらい
・スタイル写真の管理がしづらい
などなど、様々な手間やムダが発生しやすくなります。
もちろん、「書いた方が早い」といった面もありますが、スマホ対応している電子カルテであれば、それほど入力の手間を感じませんし、写真を上手く活用すれば、そもそも記入が必要な情報も抑えられます。
また、雑誌と同じように、「紙カルテをしまう場所」を考えなくて良いというのは、開業時においてとても大きなメリットになるはずです。
紙を前提とすると、バックルームや受付でしまう場所を確保しなければなりませんし、個人情報なので物理的なセキュリティも考慮する必要があります。
「最初は紙で管理し、お客様が増えてから電子化する」という考えもあるかもしれませんが、紙を電子に移行する手間がかかってしまいますし、繰り返しになりますが、紙を保管する場所を確保しなければなりません。
電子化するなら、開業時からやっておいた方が絶対に良いでしょう。
ポイントカード、スタンプカード
こちらは、まだまだ「紙」のカードを用意されているサロンも多いですよね。
お客様にお渡ししやすいというメリットがある一方で、
持ってくるのをお忘れになる（なくす）方が多かったり、かさばるのを嫌がる方も多くいらっしゃいます。
これも最初からデジタル化しておくと良いでしょう。
デジタルポイントカード/スタンプカードは、LINE公式アカウントやサロン向けアプリサービスなどで運用可能です。
ただ、注意すべき点があります。
LINE公式アカウントは、多店舗展開した際に、共通ポイント(スタンプ)管理がしづらいという点や、商品購入や施術料金決済時にポイントを使用するといったことへの柔軟性にかけている点があります。
サロン向けアプリにおいても、サービスによっては、柔軟なポイント付与ができなかったり、ECなど多様なサロンサービスでの利用がしづらいとったものもあります。
顧客へのポイント運用の設計は、リピート顧客様へのサービス充実化、他店と差別化においてもとても重要になりますので、どのような顧客向けサービスを展開していきたいかの考えをベースに、利用するサービスを選択することをお勧めします。
とはいえ、開業時には明確に決められない部分も多いと思いますので、なるべく柔軟に対応できる仕組みを選択しておくと、後々の改善がしやすくなります。
紹介カード
開業後、リピート顧客様がある程度定着していけば、「紹介」による新たなお客様のご来店も期待できるようになりますよね。
多くのサロンでは、名刺サイズくらいの紙の「紹介カード」（特典付き）を用意し、顧客様がお帰りにの際にお渡しする、といった運用をされていると思います。
これもポイントカード同様、もらう側からすれば、かさばるの嫌なので、普段持ち歩く人はかなり限られてしまいます。
また、記載できる情報が物理的に少なくなってしまい、紹介を受けた新しいお客様には十分な情報が伝わりづらいという面もあります。
この紹介カードもスマホでいつでも閲覧、利用できるようにデジタル化すると、
・顧客様は持ち歩く必要がない（スマホさえあればOK）
・紹介される側は、SNSやブログ、ホームページや予約サイトのリンクを貼るなどして、スタイリストに関する様々な情報を得ることができる
・特典の内容などをいつでも見直せる
など、店舗・スタイリストはもちろん、紹介する側・される側全ての人にメリットがあります。
以上、代表的なものを挙げてみました。
ペーパレス化を前提にすることで、サロンの物理的なスペースもスマートにできるので、開業時から「紙がない」環境を整えることは重要ですね。
美歴でできるペーパーレス化
弊社が提供する電子カルテサービス「美歴 BIREKI」は、サロンのペーパーレス化に大いにお役立てできます。
カルテの電子化
スマホアプリで、顧客情報や施術情報の管理ができます。
有料プランであれば、管理できるお客様の数は無制限、スタッフ間のカルテ共有、店舗間のカルテ共有も可能です。
施術内容の記録だけでなく、新規のお客様に記入いただくカウンセリングシートや同意書のデジタル化もできるサービスも用意しています。
POSレジ等で施術内容を電子管理していても、「カウンセリングシートは紙」というサロン様が圧倒的に多いのが現状です。
美歴はそこも電子化できるようにすることで、カルテに関わる「紙」を一切使わずに、顧客対応が可能になる環境をご提供しています。
「個人のスマホでカルテ管理できるのは便利だけど、セキュリティ面が心配・・・」というオーナーさんもいらっしゃると思います。
美歴はそういったリスクへのケアもできる機能を用意しています。
・個人情報閲覧可能時間を設定できる機能
・スタッフ個々のアカウントごとに「強制ログアウト」する機能
といった、セキュリティ対策機能があります。
予約表の電子化
有料プランは、予約管理機能をご用意しているので、カルテと連動した予約表管理が可能です。
パソコン向けはもちろん、スタッフのカルテアプリでも予約表管理ができます。
自分の予約はもちろん、店舗全体の予約表も確認可能。
また、大手集客サイトとの相互連携ができるサービスも提供しています。
ダブルブッキング防止はもちろん、集客サイトから予約されたお客様情報が自動でカルテとして登録されるので、カルテ管理業務もものすごく効率化されます。
開業時は特に、集客サイトからの新規のお客様が多いと思いますが、顧客管理/カルテ管理システムと連動していないと、カルテ登録することが面倒になり（特に開業直後は忙しい日が続くので）、結果として電子カルテ管理がうまく運用できないというサロン様も多くいらっしゃいます。
美歴は、そのような課題をクリアできる機能をご用意しています。
ポイントカードの電子化
こちらも美歴の有料プランで利用できる「ポイント管理機能」で解決できます。
お客様向けのアプリをダウンロードしていただければ、お客様自身がいつでもポイント状況を確認できます。
しかし、「アプリをダウンロードして登録するのが面倒」というお客様もいらっしゃるのが現実。
でも、ご安心ください。
お客様にアプリをダウンロードしていただかなくても、サロン側でポイント管理ができるので、ご来店時に残ポイントをご案内したり、利用の案内が可能です。
ポイントは、お店が自由にルールを決めて付与することができます。
また、同じ企業であれば共通ポイントして付与/利用することも可能です。
ドミナント展開や、トータルビューティー展開した場合でも、共通ポイントとしてお客様は利用できるので、顧客サービスの充実化を無理なく実現できます。
紹介カードの電子化
美歴は無料プランでも利用可能な「紹介機能」をご用意しています。
アプリで管理しているカルテ（顧客）ごとに固有の「Web紹介ページ」を発行できます。
顧客様はそのURLを友人・知人・ご家族にシェアするだけでOK。
「誰が」「誰を」紹介してくれたのかの情報が、自動でカルテに反映されるので、紹介管理も楽チンです。
また、紹介してくださった方への紹介特典提供/利用管理も行えるので、紹介者のお礼ももれなく行えます。
以上、「ペーパレス化」という面にフォーカスして、美歴の機能をご紹介しました。
もちろんこれだけではなく、Web予約機能、EC（アプリ内商品販売）機能、レジ/決済機能、売上管理機能、分析機能、顧客コミュニケーション機能などを利用いただけます。
独立・開業される方にとっては、「美歴さえあればサロンマネジメント業務がまわる。しかもペーパレスで」という環境を手にすることができます。
サービスについて気になる方は、下記のサイトもぜひご参照ください。
「美歴 店舗管理サービスでできること」
「一人サロン・フリーランス美容師向けプラン『Personalプラン』」
「詳しい話が聞きたい！」という方は、お気軽に下記の問い合わせフォームからご連絡ください！
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