マツエクサロンやネイルサロン、エステサロン、脱毛サロンの一人のお客様に対するカルテの種類がたくさんあります。
・メニューごとのカウンセリングシート
・メニューごとの施術内容
・メニューごとの同意書
一人のお客様ごとに、分厚いファイルを用意して、紙をファイリングしているサロンさんも多く見受けられます。
そのような、紙カルテや同意書を運用を続けているサロン様は、
・毎日、来店予定のお客様のカルテを準備するのに多大な時間がかかっている
・近隣で店舗展開していて、グループ内の店舗をいくつも利用しているお客様のカルテを、店舗間で共有する手間がかかっている
・顧客管理（予約管理）システムがあり、紙に書いていただいた内容を打ち込む手間がかかっている
・スタッフによって書く内容が異なったり、書き方が異なったりするため、過去の施術内容を把握するのが大変
などなど、数多くの非効率が発生しています。
これらを解決するのが、「電子カルテ」です。
しかし、電子カルテと一言で言っても、世の中にはたくさんのシステムが存在します。
そこで、マツエクサロンやエステサロンさんが電子カルテ化する際に考えるべきポイントについて、４つご紹介します。
１．スマホなど、複数の端末で利用できるか。
店舗に置いてあるパソコンは１台、というサロン様が多いのではないでしょうか。
その場合、電子カルテシステムを利用できるのが、その１台のパソコンのみであると、不都合が生じます。
例えば、ご来店されたお客様のカルテを見たいときに、別のお客様のお会計をしていたり、予約調整をしていたりすると、カルテを見るのに作業を待っている必要があります。
また、他のスタッフがカルテを書いていたりすると、その作業が終わるのを待っていなければなりません。
各自のスマホやタブレットでカルテの閲覧や記入ができる電子カルテであれば、そのような問題は発生しません。
店舗のカルテを複数の端末で同時に扱えるシステムであるということは、電子カルテを効率的に運用する上でとても重要なポイントになります。
２．カウンセリングシート、同意書、カルテ（施術内容の記録）を一気通貫で管理できるか。
新規のお客様や、初めてのメニューを受けるお客様には、カウンセリングシートや同意書を記入いただいているサロン様がほとんどだと思います。
電子カルテを運用する際、お客様に記入いただくカウンセリングシートや同意書も電子化できるようにできるかが重要です。
加えて、そこで入力された情報が、店舗側で管理する電子カルテ管理システムに自動で反映される仕組みになっているかどうかも大きなポイントとなります。
そうでないと、お客様に入力いただいた情報を、わざわざ電子カルテシステムに入力しなおさないといけない、という手間が発生するからです。
また、電子カウンセリングシートや電子同意書は、店舗ごとに内容をカスタマイズできたり、
お客様のスマホからも手間なく入力できる、Webページの仕組みになっているかどうかもポイントです。
お店のタブレットからのみ入力できるような仕組みだと、同じ時間帯に来店されたお客様の受付を同時にできなかったりします。
その点、QRコードを置いておき、お客様のスマホでそれを読み取って、ご自身のスマホでカウンセリングや同意書の入力ができれば、何人でも同時に受付ができます。
さらに、ご来店前にURLをお送りしておけば、事前に入力をしておいていただくことも可能です。
ご来店時に面倒な受付手続きをしていただく必要がなくなり、スムーズに施術に入ることができます。
未成年のお客様に、親権者同意を事前に取っておくこともできます。
３．グループ店舗間でのカルテ情報共有もスムーズに行えるか。
「いつも利用している店舗が予約いっぱいだった場合に、近隣のグループ店舗で空いているお店に予約する」
近隣地域で店舗展開しているマツエク、エステサロンではそのようなお客様もたくさんいらっしゃると思います。
紙カルテ運用しているサロンさんでは、いつも行っている店舗に連絡し、今までのカルテを写真に撮ってグループLINEで送ってもらう…。
といったことをされているシーンをよく見かけます。
依頼を受けた店舗で、営業中に紙カルテを探す時間が取れず、すぐに情報共有ができないということも良くあると思います。
電子カルテ化する際には、こういった課題にも解決できる仕組みであることがとても重要です。
予約を受け付けた店舗で、グループ他店で管理しているカルテをすぐに呼び出し、内容を確認できる機能を持っているか。
検討する際にはチェックしておくことをオススメします。
４．画面に直接手書きできたり、メモ書きしたものを写真に撮って保存したりできるか
マツエクではデザインや施術内容を目の絵に書き加えたり、エステでは身体の絵に内容を書いたり、という感じで、紙のカルテを書いているサロンさんも多いと思います。
電子カルテでも同じようなことができれば、慣れた形でのカルテ情報を蓄積ができ、使い勝手が良いですよね。
それを可能にするためには、電子カルテの画面上で絵が描けたり、紙に書いたメモを写真に撮ってそのまま電子カルテに保存できるシステムであれば、そういったことが可能です。
以上が、マツエクサロンやエステサロンが電子カルテ化する際に、抑えるべき４つのポイントです。
これらを網羅したシステムであれば、電子カルテ化は問題なく進められます。
美歴は、この各種要件に対応した電子カルテアプリ、電子カウンセリングシート/同意書のサービスを提供しています。
詳しい内容は下記の公式サイトをご参照ください。
美歴 マツエク/エステサロン向けサービスサイト
電子化、IT化をする最大のメリットは、「効率化」です。
せっかくデジタル・ペーパレス化しても、紙管理に比べて逆に業務負荷がかかってしまっては元も子もありません。
電子カルテ化を検討しているマツエクサロンやネイルサロン、エステサロン様は、上記４つのポイントを参考にしてみてください！
お問い合わせフォームへ
